‘마이크로소프트 오피스 2010′(이하 ‘MS오피스 2010′)이 5월19일 공식 선보인다. 새로운 ‘MS오피스 2010′은 ‘언제 어디서나 쉽고 빠르게’를 공약으로 내걸었다. 변화는 적잖다. 이른바 ‘협업’ 기능이 강화돼, 사무실에서 업무에 필요한 주요 기능들을 밀접하고 촘촘하게 연동했다. 주소록에 등록된 친구나 동료 상태를 한눈에 확인하고 전화, e메일, 인스턴트 메신저로 손쉽게 연락하는 기능도 눈에 띈다. 스마트폰 같은 모바일 기기와 연동도 훨씬 매끄럽고 강력해진 모양새다.
허나 MS오피스를 간단한 문서작성 도구 정도로 쓰는 이용자도 적잖다. 이런 이용자들에겐 MS오피스 2010의 똑똑하고 정교해진 기능들이 되레 부담스러울 수도 있겠다. 업무용 문서나 프리젠테이션 자료, 주요 데이터베이스 관리용 문서 등을 만들고 보관하는 정도로도 충분히 만족하고 있으니까.
그렇다고 해서, 화려하고 강력해진 기능들 앞에서 미리 주눅들거나 부담스러워할 필요 없다. 일반 이용자들도 ‘찜’해두면 유용한 기능 몇 가지만 눈여겨봐도 좋겠다.
■ MS 엑셀 2010 ‘스파크라인’
‘스파크라인’은 MS 엑셀 2010에서 새로 선보인 기능이다. 엑셀을 쓰다보면 매출 현황이나 판매 실적 등을 그래프로 한눈에 보기 좋도록 그래프로 작성해두곤 한다. 이 경우 항목끼리 데이터를 비교하기엔 좋지만, 개별 항목에 대한 변화 추이만 한눈에 보기엔 불편한 게 사실이다.
스파크라인은 이처럼 사소해보이지만 불편한 문제를 보완한 기능이다. 해당 항목의 데이터 변화 추이를 셀 하나에 그래프로 그려 보여주는 기능이다.
항목을 선택한 다음 메뉴에서 ‘삽입→스파크라인’을 선택하고, 추이선을 넣을 셀 위치를 선택하면 된다. 꺾은선형, 열, 승패 등 3가지 그래프 형식을 제공한다. 스파크라인을 활용하면 셀 하나에서 해당 데이터 수치 변화를 한눈에 볼 수 있어 편리하다. 셀 크기를 바꾸면 스파크라인 추이선 크기도 따라 바뀐다.
■ MS 파워포인트 2010 ‘슬라이드쇼 브로드캐스트’
MS 파워포인트는 발표용 문서 작성에 제격인 프로그램이다. 대개 발표장 풍경은 비슷하다. 발표장 앞쪽에 큰 화면을 걸어두고 프로젝터를 쏴 여럿이 보도록 하곤 한다. 이 경우 화면이 작거나 흐려 정작 발표 내용을 제대로 못 보는 경우도 적잖다. 발표장이 클 경우 뒤나 양쪽 끝에 앉은 사람은 발표 화면을 보기에도 불편하다.
MS 파워포인트 2010에 들어간 ‘슬라이드쇼 브로드캐스트’는 프리젠테이션 화면을 웹브라우저로 실시간 공유하게 해주는 기능이다. 발표를 듣는 사람이 노트북이나 데스크톱 화면으로 손쉽게 발표 내용을 볼 수 있으며, 발표 현장에 없더라도 웹브라우저만 열면 원격으로 발표 내용을 실시간 볼 수 있다.
방법도 간단하다. 메뉴에서 ‘파일→저장/보내기→슬라이드쇼 브로드캐스트’를 선택한다. 그런 다음 윈도우 라이브 ID로 로그인하면 브로드캐스트용 링크 주소를 띄워준다. 발표 화면을 보고픈 사람은 웹브라우저를 열고 이 웹주소로 접속하면 발표 화면을 실시간 볼 수 있다. 해당 PC에 MS 파워포인트가 깔려 있지 않아도 발표 내용을 보는 데 문제가 없다.
중계 방식은 두 가지다. ‘MS 셰어포인트 서버’를 구축해둔 기업 이용자는 이를 이용해 프리젠테이션 파일을 실시간 중계할 수 있다. 일반 이용자는 윈도우 라이브 서비스를 이용하면 된다. 서버는 파워포인트 파일을 저장해두지 않고 단순 중계 역할만 맡는다. 따라서 네트워크 회선 속도에 따라 실제 화면과 중계 화면에 약간의 시차가 날 수는 있지만, 브로드캐스트용 파워포인트 파일에 용량 제한은 따로 없다. 브로드캐스트 서비스를 이용하는 동안은 프리젠테이션 파일을 변경할 수 없다.
슬라이드 쇼 브로드캐스트는 발표 파일 전체를 공유하지 않고, 발표 내용만 실시간 중계하고플 때 유용한 기능이다. 인터넷 익스플로러8 이상 웹브라우저와 파이어폭스, 구글 크롬 등 다양한 웹브라우저에서 문제 없이 이용할 수 있다.
① 메뉴에서 ‘파일→저장/보내기→슬라이드쇼 브로드캐스트’를 선택한다.
② ‘브로드캐스트 시작’을 선택한다.
③ 윈도우 라이브 ID로 로그인한다.
④ 브로드캐스트 서비스 연결중. 브로드캐스트는 단순 중계 서비스일 뿐, 파일을 따로 저장하지는 않는다.
⑤ 브로드캐스트 웹주소가 뜬다. 이 웹주소를 실시간 시청할 사람들에게 e메일 등으로 알려주면 된다.
⑥ 웹브라우저로 해당 주소로 접속하면 실시간 중계를 볼 수 있다.
■ PC·웹·모바일 연동 사무실 ‘MS오피스 웹 앱스’
MS오피스 2010은 사무 환경을 PC를 넘어 웹과 모바일로 확장시켰다. 새로 선보인 ‘MS오피스 웹 앱스’가 특히 눈에 띈다. MS오피스 웹 앱스는 말 그대로 웹에서 바로 쓸 수 있는 오피스SW다. 이용자 PC에 MS오피스가 깔려 있지 않아도 웹에서 곧바로 MS오피스 주요 파일을 열어보고 편집할 수 있도록 했다. 지원되는 프로그램은 MS 워드, 엑셀, 파워포인트, 원노트 등이다.
MS오피스 2010과 MS오피스 웹 앱스는 MS 무료 웹창고 서비스인 ‘스카이드라이브‘와도 긴밀히 연동된다. 예컨대 MS 파워포인트 2010으로 발표용 파일을 만들었다 치자. 이 파일은 따로 웹브라우저를 열지 않아도 곧바로 스카이드라이브에 저장할 수 있다. 메뉴에서 ‘파일→저장/보내기’를 누른 뒤 ‘웹에 저장’ 기능을 이용하면 된다. 윈도우 라이브 ID로 스카이드라이브에 로그인하고, 파일을 저장할 폴더를 선택하면 바로 파일이 저장된다.
이렇게 저장된 파일은 인터넷에 연결된 PC에서 언제든지 열고, 편집할 수 있다. 스카이드라이브에 접속한 다음 해당 파일을 선택하고 ‘보기’ 또는 ‘편집’ 기능을 눌러보자. PC에 MS오피스가 설치돼 있지 않아도 웹에서 바로 MS오피스 파일을 열어보고, 간단한 편집 기능도 제공된다.
MS오피스 웹 앱스는 ‘윈도우폰’(윈도우 모바일)이 내장된 스마트폰에서도 똑같이 이용할 수 있다. 윈도우 모바일6.5 이상에선 ‘MS오피스 모바일’이 기본 내장된다. MS오피스 모바일은 워드, 파워포인트, 엑셀, 아웃룩, 원노트, 셰어포인트 워크스테이션으로 구성돼 있다. 스마트폰에서 스카이드라이브로 접속해 MS오피스 파일을 휴대폰으로 내려받거나 그 자리에서 편집할 수 있는 셈이다.
MS오피스 웹 앱스는 올해 하반기께 공식 선보일 예정이다. 인터넷 익스플로러, 사파리, 파이어폭스에서 이용할 수 있다. 구글 크롬, 오페라는 아직 지원하지 않는다.
MS는 셰어포인트 서버에 올린 워드, 엑셀, 파워포인트, 원노트 파일을 윈도우 라이브 서비스에서 공동 작업할 수 있는 기능도 올해 하반기께 선보일 예정이다.
① 메뉴에서 ‘파일→저장/보내기→웹에 저장’을 선택하고 윈도우 라이브 ID로 로그인하면 스카이드라이브 폴더가 뜬다. 원하는 폴더를 선택하고 저장하면 된다.
② 웹브라우저에서 스카이드라이브 계정으로 접속해, 해당 PPT 파일을 연다. ‘보기’와 ‘편집’ 기능을 이용하면 된다.
③ PC에 MS오피스가 깔려 있지 않아도 웹에서 파일을 열어보고, 간단한 편집도 할 수 있다.
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